KI Case Study: Content und Kommunikation
Kunde: Marketingagentur (vertraulich)
Die Herausforderung
Die Agentur betreute Social Content für mehr als zwölf Kunden auf Instagram, LinkedIn und X. Beiträge wurden manuell aus einer Tabelle geplant, die Abstimmung war über E-Mail und WhatsApp verteilt und der wöchentliche Leistungsbericht beanspruchte jeden Montag einen halben Arbeitstag.
Was ich gebaut habe
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Ein n8n-Workflow liest den gemeinsamen Notion-Content-Kalender und plant freigegebene Beiträge automatisch über Buffer ein.
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Slack wurde zur zentralen Kommunikationsschicht: Kundenfeedback, Freigaben und interne Aufgaben landen in klar strukturierten Kanälen.
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Ein geplanter Workflow ruft wöchentlich Kennzahlen der Plattformen ab, schreibt sie nach Notion und sendet montags um 8 Uhr eine Zusammenfassung an Slack.
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Ein leichtes Webformular bildet die Freigabeschleife ab. Kunden können Inhalte bestätigen oder Änderungen anfordern; der Status wird sofort in Notion aktualisiert.
In der Praxis
Der bisherige Ablauf funktionierte mit drei Kunden, skalierte aber nicht auf zwölf. Jeder neue Kunde bedeutete ein weiteres Tabellenblatt, eine weitere WhatsApp-Gruppe und einen weiteren manuellen Export am Montagmorgen.
Zuerst wurden alle Übergaben erfasst: Wo entsteht ein Inhalt, wer gibt ihn frei, wohin wird er veröffentlicht und wie kommt Feedback zurück? Der vorhandene Notion-Kalender war bereits akzeptiert und wurde deshalb zur einzigen verlässlichen Quelle für alle nachgelagerten Schritte.
Die n8n-Architektur besteht aus drei getrennten Zweigen: Veröffentlichungs-Trigger, Kommunikationsrouting und Reporting. Ein Fehler in einem Zweig stoppt die anderen nicht; Retries und Benachrichtigungen machen Probleme sichtbar.
Besonders wirksam war das Freigabeformular. Kunden antworten nicht mehr in unübersichtlichen E-Mail-Ketten, sondern treffen eine klare Entscheidung. Das Team sieht den Status in Echtzeit und der hektische Montagmorgen ist entfallen.
Genutzter Stack
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